¿Cierre de año, auditoría o simplemente quieres organizar mejor tus documentos? Ahora puedes seleccionar varios documentos o carpetas del Gestor documental y descargarlos o eliminarlos de una sola vez. Además, en cada carpeta compartida puedes decidir quién puede verla o editarla y si tus empleados pueden subir archivos.
Acciones en lote ⚡ Gestiona varios elementos al mismo tiempo
Ingresa a cualquier carpeta, selecciona las casillas de los documentos o subcarpetas que quieras gestionar y abre el menú “Acciones”:
- Descargar carpetas / documentos: todo lo seleccionado se descargará en un único archivo comprimido.
- Eliminar documentos: todos los documentos seleccionados se eliminarán al mismo tiempo.
- Vaciar carpetas: todas las subcarpetas seleccionadas se vaciarán a la vez.
¿Necesitas todo el contenido de una carpeta? Haz clic en “Seleccionar todos” y se incluirá la lista completa, aunque ocupe varias páginas. Si tienes un filtro aplicado, solo se seleccionarán los elementos que coincidan con él.
Tus empleados también pueden descargar documentos en lote desde “Mis documentos”.
Accesos 🔐 Decide quién puede ver y editar cada carpeta
Cada carpeta compartida cuenta ahora con la pestaña “Accesos”. Desde allí puedes consultar quiénes están asignados, empleados, centros de trabajo, departamentos, grupos o toda la empresa, y cuántas personas incluye cada asignación:
- Todas las personas asignadas pueden ver el contenido de la carpeta y sus subcarpetas.
- Tú decides quién puede editar el contenido: solo tienes que marcar una casilla.
- Desde la misma pestaña puedes asignar a más personas o retirar el acceso a quienes ya no lo necesiten.
- La persona que crea la carpeta siempre mantiene acceso de visualización y edición.
Decide si tus empleados pueden subir documentos 📤
Con la opción “Permitir que los empleados suban elementos a la carpeta” puedes definir si tus empleados pueden agregar documentos o si esta función queda reservada, por ejemplo, para RR. HH.
- En carpetas Generales: desde el menú de tres puntos de la carpeta >> Editar.
- En carpetas Compartidas: al crearlas, seleccionando la opción Múltiples carpetas por empleado.
Si desactivas esta opción, tus empleados podrán ver y descargar la documentación, pero no subir archivos.
Esto es lo que cambió 🧩
- Los accesos de cada carpeta compartida se gestionan desde la pestaña “Accesos”, que reemplaza al ícono de la llave.
- Las carpetas Generales incorporan la opción “Editar” para activar o desactivar la carga de documentos por parte de los empleados.
Esto es lo que no cambia 👷
- Tus carpetas, documentos y asignaciones actuales se mantienen exactamente igual.
- En las carpetas existentes, la opción para subir documentos permanece activada de forma predeterminada. Puedes cambiarla cuando quieras.
- Los roles con acceso al Gestor documental se siguen configurando desde Configuración >> Roles y accesos.
Ten en cuenta 💡
- Puedes descargar hasta 200 MB de una sola vez y seleccionar hasta 2.000 elementos por acción en lote.
- Las acciones de eliminar y vaciar son irreversibles, así que revisa siempre tu selección antes de confirmar.
Descubre paso a paso cómo funciona todo en nuestro Centro de Ayuda.
