Continuamos a reforçar a nossa ferramenta de Controlo de despesas para aumentar as capacidades da tua empresa e otimizar uma gestão eficaz e transversal de todos os movimentos realizados pelos teus colaboradores.
Desta vez, incorporámos uma nova configuração relacionada com os validadores de despesas, que te permitirá definir diferentes níveis de aprovação até chegar, finalmente, ao departamento financeiro.
Desta forma, poderás escolher de maneira mais ajustada, para cada departamento, quem irá validar as despesas e qual a ordem dos profissionais envolvidos até completar a validação final.
Em primeiro lugar, deverás criar equipas e, a cada equipa, atribuir utilizadores e fluxos de aprovação. Assim, sempre que os utilizadores atribuídos a essa equipa registem uma despesa, essa despesa terá de percorrer o respetivo fluxo de aprovação para ser confirmada definitivamente.
Em Controlo de despesas >> Configuração >> Validadores >> Validadores personalizados >> Criar equipa, acederás a uma nova vista onde poderás dar um nome à nova equipa e atribuir utilizadores clicando em Adicionar utilizadores. Seleciona os colaboradores que irão fazer parte dessa equipa.
Também será possível atribuir cada colaborador a uma equipa a partir da vista de Utilizadores, através do menu suspenso que aparece ao clicar nos três pontos laterais.
Depois de concluíres a atribuição de colaboradores a cada equipa, terás de definir os fluxos de aprovação. Vejamos como.
Ao clicar em “Criar ou editar fluxos de aprovação”, serás redirecionado para a secção de Fluxos de aprovação, que encontrarás dentro das Automatizações do Sesame. A partir daí, ao clicar em “Criar”, acederás à vista de Pedido personalizado, onde deverás definir o fluxo de aprovação que pretendes para o processo de validação personalizado que estás a criar. Depois de concluíres a ação, confirma-a.
As despesas, até ficarem confirmadas, irão percorrer primeiro os níveis definidos no fluxo de aprovação dos validadores de equipa e, em segundo lugar, o dos validadores da empresa.
Desta forma, terás a garantia de que as despesas da tua empresa serão supervisionadas sequencialmente por todos os responsáveis e evitarás erros ou problemas, mantendo tudo devidamente controlado. Vamos a isso!
